Gerade in den Pfingst- und Sommerferien möchten viele Mitarbeitende frei nehmen, nicht zuletzt wegen schulpflichtiger Kinder. Doch wenn sich die Urlaubswünsche überschneiden, wird das für den Salon schnell zur Herausforderung.
Mit einer vorausschauenden Jahresplanung lässt sich das vermeiden. Wer Urlaubswünsche frühzeitig abstimmt und auch ruhigere Monate wie Januar und Februar berücksichtigt, bringt die Interessen des Teams und die wirtschaftlichen Anforderungen des Salons besser zusammen.
Fünf Tipps für eine clevere Urlaubsplanung
1. Jahresplanung im November. Warum warten, bis alle ihre Wünsche anmelden? Besprich den Urlaub für das Folgejahr möglichst schon im November. So werden Überschneidungen früh sichtbar, und es bleibt Zeit, gemeinsam Lösungen zu finden. Gleichzeitig können Mitarbeitende Familienurlaub und Reisen verlässlich organisieren.
2. Ferienzeiten fair verteilen. Pfingst- und Sommerferien sind besonders begehrt. Legt deshalb gemeinsam transparente Regeln fest: Wer bekommt in welchem Zeitraum Vorrang? Können Wünsche im jährlichen Wechsel berücksichtigt werden? Wichtig ist, dass die Kriterien nachvollziehbar sind und soziale Gesichtspunkte angemessen einbezogen werden. Ein fairer Prozess vermeidet Frust und Diskussionen.
3. Ruhigere Monate gezielt nutzen. Nach dem Weihnachtsgeschäft sind Januar oder Februar in vielen Salons weniger ausgelastet. Diese Zeit kann sich für gestaffelten Urlaub anbieten: Mitarbeitende erholen sich, während der Salon mit kleinerem Team die geringere Nachfrage abdeckt. Das gilt allerdings nicht für jeden Betrieb – prüfe deine tatsächlichen Buchungszahlen der Vorjahre.
4. Eine Mindestbesetzung festlegen. Wie viele Mitarbeitende müssen mindestens im Salon sein, damit Beratung, Service und Terminplanung funktionieren? Definiere die notwendige Besetzung je nach Wochentag und Qualifikation. Berücksichtige dabei auch, ob bestimmte Dienstleistungen nur von einzelnen Teammitgliedern ausgeführt werden können – dann lässt sich das schon bei der Terminvergabe einplanen.
5. Puffer einplanen und rechtzeitig kommunizieren. Nicht jede Situation ist ein Jahr im Voraus planbar. Krankheit, familiäre Veränderungen oder kurzfristige Wünsche erfordern neue Abstimmungen. Halte deshalb Spielraum frei und informiere das Team frühzeitig über die vereinbarten Zeiten. Auch die Terminplanung sollte rechtzeitig angepasst werden, damit Kundinnen bei Bedarf auf andere Tage ausweichen können.
Die wirtschaftliche Seite
Der wirtschaftliche Vorteil einer guten Urlaubsplanung besteht im Kern darin, vorhandene Personalkapazitäten passend zur Nachfrage einzusetzen: Umsatzverluste durch Unterbesetzung vermeiden und Leerlauf in ruhigeren Phasen gezielt nutzen. Entscheidend ist, ob die verbleibende Mannschaft die Nachfrage bewältigen kann und ob der Salon in umsatzstarken Zeiten ausreichend Termine bedienen kann.
Muss ein Salon wegen Personalmangels Termine ablehnen, entgeht ihm Umsatz. Maßgeblich für die Wirtschaftlichkeit ist allerdings der entgangene Deckungsbeitrag – also der Umsatz abzüglich der durch die Dienstleistung verursachten variablen Kosten. Wie sich dieser Wert sauber ermitteln lässt, steht in unserem Beitrag zum Preise kalkulieren im Friseursalon.
Praxistipp: Vergleiche die Buchungsauslastung der vergangenen zwölf Monate mit den Urlaubszeiten deines Teams. So erkennst du, wann Urlaub betrieblich am besten passt – und wo du rechtzeitig gegensteuern solltest. Die Daten dafür liegen in deiner Kundendatei.
Mit einer vorausschauenden Planung kann das Team seine Freizeit besser organisieren, der Salon vermeidet Über- und Unterkapazitäten – und die Mitarbeitenden werden in Urlaubszeiten nicht so stark belastet, dass Servicequalität und Kundenzufriedenheit leiden. Welche Rolle Belastung für die Gesundheit im Team spielt, zeigt unser Beitrag zur Mitarbeitergesundheit im Friseursalon.
Häufige Fragen
Wann sollte die Urlaubsplanung beginnen?
Im November für das Folgejahr. Dann werden Überschneidungen sichtbar, solange noch Zeit bleibt, sie gemeinsam aufzulösen – und das Team kann verlässlich planen.
Wie verteilt man die begehrten Ferienzeiten fair?
Über transparente, vorher vereinbarte Regeln: Vorrang nach nachvollziehbaren Kriterien, gegebenenfalls im jährlichen Wechsel, mit angemessener Berücksichtigung sozialer Gesichtspunkte. Entscheidend ist, dass die Regel vor dem Konflikt feststeht.
Was ist eine Mindestbesetzung?
Die Zahl an Mitarbeitenden, mit der Beratung, Service und Terminplanung an einem bestimmten Wochentag noch funktionieren. Dazu gehört auch die Frage, welche Dienstleistungen nur einzelne Teammitglieder ausführen können.
Woran messe ich, ob die Planung wirtschaftlich aufgeht?
Am entgangenen Deckungsbeitrag, nicht am entgangenen Umsatz. Ein abgelehnter Termin kostet nur das, was nach Abzug der variablen Kosten übrig geblieben wäre.
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